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目指せワークライフバランス確立

残業時間を減らす事になった話。

背景

会社の偉い人たちが「19:00 以降残業禁止!!」という方針を作った。昨今の社会情勢を鑑みた決定らしい。残業禁止にする以外に具体的な意思決定は無い(例えば、外部委託化を含めた業務のリストラクチャリングをするとか、業務の効率化のために新しいシステムを入れるとか)ので、今まで通り「現場で考えろ!」という強気の体育会系スタンスだ。裁量のある会社だ。

前提

フルに働いたとして、9:00 開始、19:00 終了、1 時間休憩という事で実働労働時間は毎日 9 時間という事になる。
ちなみに、水曜日はノー残業デーなので 17:30 退社。

前残業はオッケーかというところはグレーだが、前残業してトータルの労働時間は同じだとあまり本質的な話になっていないので、9 時間をやりくりするという前提にする。

なお、我々の部署に業務効率化ツールなどという都合のいいソフトウェアは存在しない。あるとすれば Windows から生じる Office 製品だけだ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote...)

目標設定

勤務管理システムで実績を見てみると、月の残業時間はおおむね 40 時間である。週に 10 時間くらいの残業という事になる。1 日はノー残業デーなので、4 日で 10 時間だ。すなわち、1 日あたりの残業時間は 2.5 時間という事になる。だから、9:00 に出社していれば退社は平均して 20:00 という計算だ。

という事は、毎日 1 時間早く帰れば達成である。水曜日以外の労働時間を 10 時間から 9 時間にするのだから、業務的には 10% 削減すれば達成できる数値。そう考えるといけそうだ。

現状分析

主な業務プロセスは次の通り。備考として、それぞれは完全に排他的にはなっていない(例えば打ち合わせと方針立てはオーバラップしている部分もある)。

  • 方針や戦略立て、ないしはそろった材料から結論を導くためのブレスト
  • 考えた事を資料化
  • 資料を使って報告(上司、グループ内、他部署など)
  • 打ち合わせ(社内外含む)
  • 技術動向調査
  • スケジュール調整、メール処理
  • その他雑務

これらの業務プロセスを組み合わせたものが業務フローとなるので、フローを作る。詳細は割愛するが、結局、フローを通していく上で必ず通るのが資料化と報告となった。体感的にも、資料ばっかり作っている気がする。という事で、資料作りを削減することにした。

ちなみに、削減するのは「コア業務、ノンコア業務」「クリエイティヴ業務、ノンクリエイティヴ業務」というマトリックスで切ったときに、「ノンコアかつノンクリエイティヴ」(要するにしょうもない作業)なところがベスト。資料作りについても、例えば部長レベルに報告するような場合は、それが一種のゲート(そこを通ればある種部内の総意と言える)なので、コア業務と位置付けてきちんと作る(部長をパスできれば、それは部外や社外に一応出せるものになるから)。一方で、グループ内のシェアについては、考えが伝わればよいので、まずはラフなものでよい(削減対象)という考え方。

削減方法

主に、「自分の考えを伝えるための資料作成」や「資料を作るためのたたき台」を簡素化するというアプローチ。

  • ブレストは紙とペンで行う。アナログに回帰。
  • 描いたものはスキャナで取り込んで Microsoft OneNote で管理。
    • 必要に応じて注釈などをワードでつける。

メリット

  • 手書きだと思いのほか頭が働く。楽器やってると頭がクリアになってくるので、やはり手を動かすというのは脳に良いのかもしれない。
  • 案外早い。文字はタイピングの方が早いが、ラフな図などを書くときには圧倒的に手書きが有利だ。

デメリット

  • 字が下手だと、何を書いているかほかの人が分かりづらい。
  • 注目すべき箇所を強調しづらい(スキャンする前に蛍光ペンなどで色付けした方がよい)。

KPI

ひとまず、下記が見えるようにエクセルで管理している。

  • 実労働時間を 9 時間以下に抑える。
  • コア業務に割く時間を 20% とする。

20% というのは パレートの法則 から出している。要するに根拠はなく、経験的なもの。

アウトプットが出せているかは KPI に含めない。何故かというと、アウトプットについては半年毎に査定を受けているから。すなわち、アウトプットは出す前提、別のところで管理されているから。

その他

今後の削減の方向性としては

  • メールでの情報共有をやめる(ほかの方法があるかは不明)
  • 打ち合わせの時間を減らす
    • 事前に自分の主張をラフな資料にまとめておく
    • 無駄口を叩かない
    • 無駄な打ち合わせに巻き込まれない
    • ToDo を明確にする

といったところ。動向調査といった外出はコア業務なので、なるべく減らしたくない。

加えて、9 時間で収まらないケースを想定しておく。例えば、部長よりもさらに偉い人に説明するための資料といった準備であるとか、検証や出張などで物理的に時間がかかってしまう(が、重要なので削減できない)ケースがそれにあたる。

KPI の達成状況を見て、うまくいきそうだったら継続予定。