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打ち合わせの中でどうやって業務を進めていくか。

打ち合わせは短い方がいいとか、会議が業務を停滞させるとか言われる。

それは一理あるかもしれないが、やはり一人でやっていても問題が生じる事もある。なかなか解決の糸口が生まれづらかったり、周りがそれを把握できないままずるずると進捗が遅れたりという懸念がある。そういったところもあるので、ある程度の打ち合わせや会議というのはせざるを得ない。

そういった前提の中で、如何にして内容のある打ち合わせを実施するかについて。

議論の前提と目的を明確にしておく

特に、新しい事をやろうとしている時に起きる事として、各々の知識や背景が共有できていないために「そうは言ってもこういう時はどうなるの?」というように議論が脇道にそれたり、下手をすると発散してしまう。場合によっては、そういった脇道に対して細々と議論を進めようとしてしまう事もある。

前提と目的を定める事で、「その話は前提から外れている」とか、「前提から外れているけれどケースとしてはあり得るので別に検討の機会を設ける」といった意思決定ができる。前提から外れている事は、本筋ではないはずなので、そこに対して無駄に工数をかけるのは良くない。場合によっては重要度が上がってくる可能性もあるが、それは別に検討すればよい。

議論の前には各自で主張や材料を用意しておく

よほどその分野に知見があるならばともかく、ノープランでいくのはやめた方がいい。知識レベルを一定に合わせるために人を集めるのは良くない。勉強は自分でするべきだし、わからない事を自分の中明確にしてから、他の人の時間を奪うべきだ。

議論の中で出たアクションアイテムは必ず書き留めておく

言うだけ言って忘れるパターン。業務観点で言えば、議論を深める事が目的をではなく、議論を深めた事で生じる懸念、課題をクリアしていく事が目的だ。

アクションアイテムについては必ず期限と責任者を明確にする

結局、気づいた人がベストエフォートでやるパターンというのは良くある。

その他

チーム形成の話にもなるが、リーダ、プランナ、レビュワ、サポータがいると一番上手くいくような気がする。

  • プランナ:情報収集をして、何をやりたいかコンセプトを提示する。
  • レビュワ:プランナの提示したコンセプトについて、いくつかの切り口(例えば技術的側面)で実現可否やどのようにしたら実現できるかといったレビューを行う。
  • サポータ:アクションアイテムを取りまとめたり、各自がタスクをこなす手助けを行う。案外いろいろとわかった上で行動する必要があるので大変。
  • リーダー:案件を進める人。各々にタスクを振り分けたり、責任を押し付けられたりする。